KISAH & PERISTIWA | Siang itu ada insiden kecil di sudut ruangan resepsionis sebuah kantor pemerintahan. Terjadi adu mulut antara petugas resepsionis dengan tiga orang tamu pria paruh baya. Dari mulut petugas resepsionis keluar kata -kata kasar yang tidak enak orang mendengarnya. Meski si tamu sudah minta maaf atas kekhilapan nya, namun mulut si petugas tersebut terus nyrocos. Akhirnya adu argumen pun tak terhindarkan lagi.
Peristiwa bermula ketika tiga orang tamu tersebut datang , lalu masuk dan langsung naik ke lantai 2 tanpa permisi ke petugas resepsionis. Dalam pikiran salah seorang tamu tersebut ia merasa sudah sering dan terbiasa berkunjung ke kantor tersebut. Padahal sebelum naik ke lantai 2 sang tamu sempat melirik namun si petugas resepsionis sedang asyik main dengan hp – nya, duduk dibalik meja yang letaknya mojok di ruang bawah tangga menuju lantai 2 , sehingga tiga tamu itu dengan sengaja berlalu begitu saja.
Saat tiga tamu itu kembali dan bermaksud menanyakan sesuatu ke petugas resepsionis itu , malah dihardik dengan teguran kasar dan caci maki dengan kata – kata bernada menyalahkan karena sang tamu datang tidak melapor. Lalu terjadilah adu argumen dengan suasana memanas.
Berkaca dari peristiwa tersebut ,melalui tulisan ini saya kutif sebuah artikel yang dirangkum dari media online terkait SOP petugas resepsionis.
SOP Petugas Resepsionis Meliputi menyambut tamu dengan ramah (5S: Senyum, Salam, Sapa, Sopan, Santun), menanyakan tujuan kedatangan, mencatat data tamu di buku tamu, dan memastikan kelengkapan informasi tamu (identitas, tujuan, dll.). Resepsionis kemudian menghubungi karyawan yang dituju, memberikan kartu pengunjung atau nomor antrian, mengantar tamu ke lokasi tujuan, dan mengucapkan terima kasih serta salam saat urusan selesai.
Langkah-Langkah Umum SOP Petugas Resepsionis
• Menerima Tamu:
• Sambut tamu dengan kontak mata, senyuman, dan sapaan ramah.
• Tanyakan keperluan tamu dan siapa yang ingin ditemui.
• Pengumpulan Data Tamu:
• Minta tamu untuk mengisi buku tamu dengan data seperti nama, alamat, dan tujuan.
• Mintalah kartu identitas seperti KTP/SIM dan berikan kartu pengunjung sebagai gantinya.
• Informasi dan Pengarahan:
• Hubungi pegawai atau departemen yang dituju tamu.
• Jika ada antrian, informasikan nomor antrian atau arahkan ke ruang tunggu.
• Jika tamu tidak tahu tujuannya, arahkan mereka ke bagian yang sesuai.
• Pelayanan Lanjutan:
• Sampaikan informasi mengenai pelayanan atau ketersediaan ruangan.
• Jika terdapat keluhan, catat dan laporkan kepada pihak terkait.
• Bantuan dapat diberikan kepada kelompok rentan, seperti penyandang disabilitas, ibu hamil, atau lansia.
• Proses Selesai:
• Setelah urusan tamu selesai, pastikan mereka menukarkan kembali kartu pengunjung dengan kartu identitasnya.
• Ucapkan terima kasih dan salam saat tamu akan meninggalkan tempat.
Tujuan SOP Resepsionis
• Memberikan pelayanan yang ramah, profesional, dan responsif kepada tamu atau pengunjung.
• Menciptakan ketertiban dan kenyamanan dalam proses penerimaan tamu.
• Menjaga konsistensi dan efisiensi dalam operasional meja resepsionis.
• Dan yang pasti ruangan serta mebelair resepsionis itu jangan asal – asalan.Asal nyempil saja dan kumuh. Apalagi ruang resepsionis sebuah kantor pemerintahan setingkat Pemda Kabupaten, harus nampak eklusif dan berwibawa.
Demikian semoga tulisan ini betmanfaat.***
